Professionell geplante Events - erfolgreiche Veranstaltungen
Träume können wahr werden – VELVET organisiert Veranstaltungen, die unter die Haut gehen, die Emotionen freisetzen und die Sinne verzaubern. Bevor so ein Traum Wirklichkeit wird, sind eine Menge Aufgaben zu erledigen und viele Punkte zu bedenken. Welche Location unterstützt die Botschaft des Events am besten? Was soll gastronomisch geboten werden? Welche Genehmigungen sind einzuholen? Wie ist der Ticket-Verkauf organisiert? Ist das Thema Sicherheit ausreichend bedacht? Wer kümmert sich um die Nachbereitung des Events?
Wie soll das Event-Design aussehen? Location, Thema, Speaker und Stil prägen dieses Design ganz entscheidend. Kernfrage dabei: Was sollen die Teilnehmer im Rahmen des Events im übertragenen Sinne schließlich mit nach Hause nehmen?
Das ist nur ein Teil der Fragen, die zu klären sind und die wir Ihnen mit professioneller Unterstützung abnehmen können. Wir beziehen stets alle denkbaren Eventualitäten mit ein und haben einen entsprechenden Lösungsansatz parat. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Business-Kompetenz. Ihre Intention, Ihre Werbebotschaft stehen für VELVET im Vordergrund. Mit Liebe zum Detail schaffen wir unvergessliche, eindrucksvolle Erlebnisse und unverwechselbare Highlights.
Organisation von Events - so bleiben Sie in Erinnerung
Die Planung von Events ist eine spannende und vielseitig fordernde Aufgabe. Keine Veranstaltung ist wie die Andere. Tücken lauern an jeder Ecke. Fällt der Termin mit einem sportlichen Großereignis zusammen, was potentielle Teilnehmer ins Stadion oder vor den Fernseher zieht? Spielt das Wetter nicht mit? Fällt ein entscheidender Protagonist aus? Gibt es unerwartete technische Probleme? Reicht das Personal nicht?
Wer seine Zeit und seine Nerven sinnvoller einsetzen will, lässt seine Tagungen, Konferenzen, Ausstellungen, Galaveranstaltungen oder welchen Event auch immer von Profis ausrichten. Mit unserer langjährigen Erfahrung organisieren wir Ihre Veranstaltung auf der Basis professioneller Konzepte und Checklisten. Wir können nahezu alle denkbaren Eventualitäten mit einbeziehen. Sie als Kunde genießen ihren Event und haben den Kopf frei für Kunden, Besucher und Teilnehmer.
Durchführung von Events - Profis umschiffen alle Tücken
Für den Erfolg eines Events sind eine durchdachte Organisation, gutes Marketing und professionelle Durchführung von entscheidender Bedeutung. Allein eine gute Idee reicht noch nicht, um ein gutes Event zu organisieren.
Wir werden gemeinsam klären, ob ein professioneller Moderator durch die Veranstaltung führt oder das von einer Person des Unternehmens oder der Organisation übernommen wird. Wie ist das Zeitmanagement zu gestalten? Hetze oder unliebsame Programmkürzungen sind unangenehm und werden durch Professionalität in der Durchführung vermieden.
Zu einer größeren Veranstaltung gehört auch jede Menge Logistik. Passt die Zufahrt zum Anlieferbereich auch für große LKW? Erreicht die Crew alle technischen Anschlüsse? Ist noch genug Zeit für den Technik-Check geplant? Ab wann ist der Caterer vor Ort und wie gestalten sich die genauen Abläufe?
Für Fragen und Auskünfte von Teilnehmern, z.B. bei Kongressen, bewährt sich ein kompetent besetzter Informationstresen. Unsere Hostessen erkennt man an der einheitlichen Kleidung oder Accessoires wie Halstüchern, die wir auf Wunsch gern zur Verfügung stellen.
Die perfekte Location - damit der Rahmen passt
Kongresse, Tagungen und andere Events werden nicht nur über ihre Inhalte wahrgenommen. Auch der richtige Rahmen, die Location, ist maßgeblich für die Wirkung auf den Teilnehmer und seine spätere Erinnerung. Dazu sind die angestrebten Zielgruppen oder erwarteten Kunden hinsichtlich ihrer Ansprüche zu analysieren. Natürlich ist auch systematisch zu klären, welcher Bedarf in Bezug auf Größe, Ausstattung, Ambiente, Anzahl der Räumlichkeiten und weiterer Infrastruktur besteht.
Profis achten auch auf Details wie Lichtverhältnisse, Belüftung, Tagungstechnik, Akustik oder das Vorhandensein von Peripherieräumen als Servicebüro, Aufenthaltsräume für das Team oder Lager.
Wenn Veranstaltungen von Sponsoren unterstützt werden, wollen diese angemessen zur Geltung kommen. Wir prüfen, ob ausreichend Flächen für eine Präsentation vorhanden sind und ob Banner in der Event-Location in exponierter Lage aufgehängt werden können.
Auch Fragen der Verkehrsanbindung, Parkplätze und möglicher Shuttle-Service vom Bahnhof/Flughafen zur Event-Location stehen bei einer professionellen Agentur auf der Liste.
